Mit dieser ILIAS-Funktion können Sprechstunden-Termine kommuniziert, organisiert und sogar von Studierenden gebucht werden.
28
Feb
2021
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ILIAS Funktionen: Sprechstundenverwaltung
Der Nächste, bitte!
Wie funktioniert die Sprechstundenverwaltung in ILIAS?
Mit Hilfe der Sprechstundenverwaltung können Sie online Ihre Sprechzeiten organisieren. Sie fügen diese Ihrem Kalender hinzu, sodass Sie alle Termine auf einen Blick einsehen können. Außerdem können Studierende direkt Termine bei Ihnen buchen.
Wozu kann die Sprechstundenverwaltung verwendet werden?
Sie können die Sprechstundenverwaltung in ILIAS einsetzen, um Ihre Sprechzeiten zentral zu koordinieren. Sobald Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, können Ihre Sprechstunden von interessierten Studierenden gebucht werden. Sie können gebuchte Termine zudem über ILIAS absagen.
Wie kann ich selbst die Sprechstundenverwaltung nutzen?
Sie können alle Einstellungen zur Sprechstundenverwaltung in Ihrem Kalender vornehmen. Zu diesem gelangen Sie, indem Sie im Hauptmenü auf der linken Seite auf den Eintrag Arbeitsraum klicken. Im sich dann öffnenden Kontextmenü finden Sie Ihren Kalender. Dort können Sie Termine anlegen und bereits gebuchte Sprechstunden ansehen. Außerdem können Sie auswählen, ob eine andere Person Ihre Sprechstunden organisieren darf.
Wie können die Sprechstunden gebucht werden?
Die Studierenden gelangen über das Dashboard oder auch über das Magazin („Meine Kurse und Gruppen“) zum Kurs des jeweiligen Lehrenden: Innerhalb dieses Kurses wird ihnen unter dem Kalender der Link zu den Sprechstundenterminen angezeigt.
Um einen Termin zu buchen, klickt der oder die Studierende auf den Termin in der Übersicht und auf „Sprechstunde buchen“. Anschließend muss die Auswahl bestätigt werden und ggf. kann ein Kommentar ergänzt werden.
Hierzu erhält man eine Bestätigungsmail im Postfach. Auch im Persönlichen Kalender der Studierenden wird der Sprechstundentermin angezeigt. Hier können die Termine auch storniert werden
Wie mache ich das genau?
Sie möchten eine Sprechstundenreihe anlegen, die sich täglich, wöchentlich, monatlich oder gar nicht wiederholt (keine Wiederholung).
- Klicken Sie im Hauptmenü auf der linken Seite auf den Eintrag Arbeitsraum und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Kalender
- Öffnen Sie den Reiter Sprechstundenverwaltung
- Klicken Sie auf den Button Neue Sprechstundenreihe anlegen
- Tragen Sie in das Eingabefeld Titel obligatorisch eine Bezeichnung für ihre Sprechstundenreihe ein
- Im Abschnitt Anfang bestimmen Sie den Beginn der Sprechstundenreihe. Legen Sie im Eingabefeld Tag, Monat, Jahr und Uhrzeit fest, um den Startzeitpunkt zu bestimmen. Alternativ öffnen Sie das Kalendersymbol und wählen Tag, Monat, Jahr und Uhrzeit aus
- Im Abschnitt Anzahl an Terminen pro Sprechstunde tragen Sie ein, wie viele aufeinanderfolgende Termine generiert werden sollen
- Hinweis: Wenn Sie „1“ eintragen, besteht jede einzelne Sprechstunde Ihrer Reihe aus nur einem einzigen Termin. Lassen Sie mehrere Termine pro Sprechstunde zu, wird jede Sprechstunde der Reihe mit mehreren Terminen angelegt.
- Wählen Sie im Auswahlmenü des Abschnitts Wiederholungen die Option täglich, wöchentlich, monatlich oder keine Wiederholung aus
- Hinweis: Die angelegten Termine gelten für den in Schritt „6“ festgelegten Tag. Füllen Sie die Angaben aus, um festzulegen in welchen Zeitabständen die Sprechstunden stattfinden sollen.
- Tragen Sie in das Eingabefeld Anmeldungen pro Termin die Anzahl der Benutzer*innen ein, die an einem einzelnen Termin einer Sprechstunde teilnehmen können. Dies ist ein Pflichtfeld
- Im Abschnitt Späteste Anmeldung legen Sie optional fest, mit wie vielen Tagen bzw. Stunden Vorlauf eine Anmeldung zu der Sprechstunde ermöglicht werden soll
- Optional können Sie einen Ort hinzufügen und Ihren Termin durch eine Beschreibung erläutern
- Klicken Sie auf den Button Speichern
- ILIAS bestätigt Ihre Einstellungen und legt eine neue Sprechstundenreihe an
Sie haben die Möglichkeit, die Anmeldung zu Ihren Sprechstunden auf ein oder mehrere Objekte (z.B. Kurse oder Gruppen) zu beschränken. Im Abschnitt Objekt im Magazin tragen Sie die ID des Objektes in das Eingabefeld ein. Die Trennung der einzelnen IDs erfolgt durch ein Komma
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- Hinweis: Die ID finden Sie unter dem Reiter „Info“ des jeweiligen Objektes im Bereich „Link zu dieser Seite“: https://www.beispiel.de/ilias/goto_uk_crs_123456.html. Hier ist die ID dann die Nummer 123456, welche in das Feld eingetragen wird
Sie möchten eine angelegte Sprechstundenreihe bearbeiten.
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- Hinweis: Bei einer nachträglichen Bearbeitung sind dann nicht mehr alle Eigenschaften bearbeitbar, z. B. Dauer eines Termins, Anzahl an Terminen pro Sprechstunde, Wiederholungen.
- Klicken Sie im Hauptmenü auf der linken Seite auf den Eintrag Arbeitsraum, wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Kalender
- Öffnen Sie den Reiter Sprechstundenverwaltung
- Aktivieren Sie die Checkbox vor der gewünschten Sprechstunde
- Hinweis: Sie können auch alle in dieser Reihe angelegten Termine gleichzeitig zur Bearbeitung auswählen. Hierzu aktivieren Sie die Checkbox Alle Auswählen unten auf der Seite
- Wählen Sie im Auswahlmenü über den Sprechstunden den Eintrag Bearbeiten und klicken Sie auf Aktionen ausführen
- ILIAS öffnet den Termin-Editor, in dem Sie die gewünschte Sprechstunde bearbeiten können.
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- Hinweis: Sie erreichen den Termin-Editor auch über das Aktionenmenü rechts neben der Sprechstunde. Öffnen Sie dieses und klicken Sie auf Bearbeiten
Sie möchten Ihre Terminbuchungen einsehen. Buchungen sind Sprechstundenanmeldungen der Lernenden.
- Klicken Sie im Hauptmenü auf den Eintrag Arbeitsraum, wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Kalender
- Öffnen Sie den Reiter Sprechstundenverwaltung
- Klicken Sie auf den Unterreiter Buchungen
- ILIAS zeigt Ihnen eine Übersicht über alle Buchungen
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- Hinweis: Im Reiter Agenda des Kalenders können Sie mit einem Klick in der Ansichtssteuerung eine Tages-, Wochen- oder Monatsansicht auswählen und den Status einer Buchung einsehen. Die Farbe Grün am linken Rand steht für frei, die Farbe Rot für gebucht und die Farbe Gelb für gebucht, aber noch nicht vollständig
Sie möchten eine Terminbuchung absagen.
- Klicken Sie im Hauptmenü auf den Eintrag Arbeitsraum, wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Kalender
- Öffnen Sie den Reiter Sprechstundenverwaltung
- Klicken Sie auf den Unterreiter Buchungen
- ILIAS zeigt Ihnen eine Übersicht über alle Buchungen
- Aktivieren Sie die Checkbox vor der gewünschten Buchung
- Öffnen Sie das Aktionenmenü über der Buchung
- Wählen Sie den Eintrag Terminbuchung absagen und klicken Sie auf den Button Aktion ausführen
- ILIAS fragt Sie, ob Sie sicher sind, dass Sie den Termin absagen wollen
- Klicken Sie auf den Button Terminbuchung absagen
- Hinweis: Wenn Sie eine Terminbuchung absagen, erhält der*die Buchende eine Stornierungsmail. Sollten Sie dies nicht beabsichtigen, benutzen Sie bitte die Funktion „Terminbuchung löschen“
- ILIAS sagt die ausgewählten Buchungen ab, löscht Sie und gibt Ihnen eine Übersicht der restlichen Buchungen
- Hinweis: Sie können Termine auch mit Hilfe des Aktionenmenüs rechts von der Buchung absagen. Öffnen Sie hierzu das Aktionenmenü und klicken Sie auf Terminbuchung absagen
Sprechstunden für alle?
Sie wissen nun, wie Sie Sprechstunden für die Mitglieder Ihrer Kurse anbieten. Mit Hilfe des ILIAS Portfolios können Sie die Buchung von Sprechstunden auch für Studierende ermöglichen, die nicht in Ihren Kursen oder Gruppen angemeldet sind. Wie das funktioniert, erklären wir Ihnen in unserem Beitrag Sprechstunden für alle!
Weiterführende Informationen
Auf der folgenden Seite erhalten Sie weitere Informationen zur Sprechstundenverwaltung in ILIAS:
Wenn Sie es genau wissen wollen
ILIAS Benutzerdokumentation (Stand ILIAS 7)
Dieses Werk ist lizenziert unter einer Creative Commons Namensnennung – Weitergabe unter gleichen Bedingungen 4.0 International Lizenz.
Teile dieses Werks stammen aus „Bedienungsanleitung zu ILIAS 7“, von ILIAS Online-Hilfe Redaktion, lizenziert unter CC BY-SA 4.0.
Die verwendete Grafik ist Teil der freien, Open Source Software ILIAS, lizenziert unter GNU General Public License 3.0 (GPL).