Und schon ist es so weit: Das vorläufige Ende unserer kurzen Artikelserie zur Online-Hilfe ist erreicht. Wir haben die Hilfe in ILIAS grundsätzlich erklärt, von ihren Anfängen und der Bedeutung unseres Teams der FH Dortmund erzählt und Ihnen die Beipackzettel näher gebracht.

Zum Schluss möchten wir Ihnen endlich die Hilfe-Redaktion genauer vorstellen. Hierfür haben wir ausführlich mit Alexandra Tödt gesprochen, die seit vielen Jahren als Head of Help die Fäden in der Hand hält. In der Hilfe-Redaktion sitzen die Menschen, die dafür sorgen, dass es seit langer Zeit und für jede ILIAS-Version aufs Neue eine riesige, ständig aktualisierte Sammlung an Hilfe-Texten gibt.

Es sind die speziellen Herausforderungen, die zeigen, wie stark die ILIAS-Community-Arbeit ist. Die Corona-Pandemie war eindeutig eine solche. Damals, im ersten Pandemie-Jahr brach alles zusammen: Auch die eingespielte Arbeit der Hilfe-Redaktion konnte nicht weitergehen. Denn plötzlich waren die E-Learning Teams im Zentrum des Geschehens an den Hochschulen, an Hilfe-Arbeit war nicht zu denken. Nicht sofort ließ sich damals abschätzen, wann und wie es mit der Redaktionsarbeit weitergehen würde.

Bald wurde deutlich, wie wichtig die bereits etablierten Strukturen der virtuellen Zusammenarbeit in Krisensituationen sind. Zu diesen gehört eine gute Dokumentation der Prozesse, der Rollen und der Zuständigkeiten im Team. Wir können nur vermuten, dass diese Einsicht nach Corona glücklicherweise zu besseren Zeiten und einer Rekordzahl von 14 Redaktionsmitgliedern führte.

Zudem waren die Fundamente der Redaktionsarbeit stabil und das Ergebnis von geführter Teamarbeit. Wie das Team zusammenarbeitet, wird definiert über eine Mischung aus Möglichkeit und Notwendigkeit. Einfach ist es nie, weil alle Beteiligten ihre Arbeit zusätzlich zu ihren Alltagsaufgaben verrichten. Dass dies so ist, wird nicht nur akzeptiert, sondern als Grundvoraussetzung der gemeinsamen Arbeit begriffen. Toleranz gehört ebenso dazu wie die Bereitschaft, kontinuierlich zu lernen und sich der kritischen Auseinandersetzung mit Sprache und Technik zu stellen.

Was sicherlich ebenso hilft, sind die Grundregeln der redaktionellen Arbeit, die sich im Laufe von Jahren gebildet haben. Sie werden immer wieder auf den Prüfstand gestellt, um sie an die jeweils aktuellen Erfordernisse anzupassen.

Vor ewigen Zeiten gestartet mit fünf Partnern, hat sie sich momentan bei acht sehr aktiven Mitgliedern stabilisiert. Alexandra Tödt und die FH Dortmund waren von Beginn an dabei – genau wie Alexander Killing und Florian Suittenpointner als gefragte Special Agents, wenn es um die Lösung technischer oder didaktischer Probleme beim Einsatz von ILIAS ging.
Die Mitglieder werden nach wie vor von verschiedenen Organisationen entsandt, einige kommen von Hochschulen, andere von Service Providern.

Auch wenn es bei jeder Entwicklungskonferenz von Head of Help Alexandra einen Aufruf zur Mitarbeit gibt, melden sich die meisten Organisationen von sich aus: wohl wissend, dass diese Arbeit nicht im Rampenlicht der Aufmerksamkeit steht und eher im Verborgenen wirkt.

Stellt sich die Frage, warum die Arbeit im Redaktionsteam dennoch für viele Organisationen von Interesse ist. Eine mögliche Antwort ist, dass hier das technische Schreiben am konkreten Fall erlernt werden kann. Das Entsenden eines Redaktionsmitglieds ist tatsächlich oft Teil der Ausbildung – schließlich müssen Newbies und Hilfskräfte eine ILIAS Kompetenz in vielen Fällen erst aufbauen. Da wird das Einarbeiten und Schreiben von Online-Hilfe-Texten zum Intensivtraining.

Traditionell gibt es außerdem ein paar Organisationen, die sich sehr engagieren. Auch unser Team der FH Dortmund hat stets strukturell mitdiskutiert und kräftig unterstützt (lesen Sie darüber im zweiten Teil unserer Serie). Genau wie bei der ehrenamtlichen Unterstützung des Testings jeder neu releasten ILIAS-Version haben diese Teams häufig eine hohe Gemeinwohlorientierung.

Im besten Fall bringen Leute Kompetenz, Schwung und hohen Anspruch an das Ergebnis mit, kennen z.B. die Realität von Prüfungen mit all ihrer Aufregung, ihren Problemen und auch negativen Rückmeldungen. Auch Leute, die sagen: „Ich will, dass das hier wirklich jemandem hilft.“

Niemand hat das Mandat, diese Mitarbeitenden herumzukommandieren, denn ihre internen Aufgaben in den Institutionen haben stets Vorrang, wenn mal wieder die Hütte brennt.

Alexandra Tödt

Richtige Community-Arbeit also. Und das kann funktionieren?

Was motiviert die Redaktionsmitglieder?

Das funktioniert ziemlich gut, ist jedoch kein Selbstläufer. Die freiwillige Mitarbeit wird von den Mitgliedern unterschiedlich ausgestaltet. Sie kann schubweise als Sprint für hochspezialisierte Themen (wie den ILIAS Test) erledigt werden, oder auch im relativ festen Rhythmus, mit beispielsweise ein bis zwei Tagen insgesamt pro Monat.

Regelmäßigkeit gehört neben Freiwilligkeit und einfacher Zugänglichkeit aller Materialien, Leitfäden und Systeme zum Erfolgsrezept der Online-Hilfe: Neben den 14-tätigen Redaktionssitzungen gibt es im Jahr regelmäßige Releases der aktualisierten Hilfe und das jährliche, gemeinsame After Action Review.

Hinzu kommen auf Wunsch Einzelbetreuung für die Redaktionsmitglieder und gemeinsame Absprachen in Tandems.

Es entsteht also langsam ein Eindruck davon, wie Alexandra die deutschlandweit verteilte Truppe beisammen hält.

Natürlich motiviert vor allem, dass die Arbeit Freude macht und als befriedigend empfunden wird – dass auch mal etwas fertig gestellt werden kann, ist im restlichen Arbeitsalltag schließlich nicht selbstverständlich. Grundsätzlich ist eins der Geheimnisse aus Alexandras Sicht, dass sich alle, die dabei sind, ihrer Fähigkeiten bewusst sind. Dazu gehört eine Neigung zum sorgfältigen und genauen Arbeiten.

Während die geplante (maschinelle) Übersetzung aller Texte noch Zukunftsmusik bleibt, aber auf der Agenda steht, gehören Guided Tours, also geführte Touren durch ILIAS, sicherlich zu den nächsten Schritten. Denn Leute ganz konkret an die Hand nehmen zu können, überzeugt Alexandra sehr.

Auch das Ausrollen der inklusiven Sprache auf die Hilfetexte ist eine aktuelle Aufgabe. Gesteuert wird dies vom Teilprojekt Kommunikation und Vernetzung von ILIAS.nrw, das in unserem Team des ILIAS Kompetenzzentrums liegt: Es wurde über 1,5 Jahre an inklusiver Sprache in ILIAS 8 gearbeitet. Die Hilfetexte werden nun so angepasst, dass sie zu den sichtbar veränderten Wörtern auf der Bedienoberfläche von ILIAS passen, und dass sie bestimmte männliche Bezeichner wie den „Besitzer“ oder den „Moderator“ nicht mehr enthalten.

Ebenfalls in Arbeit ist eine Benutzerdokumentation, die sich als gelayoutete Version aus der Online-Hilfe ableitet. Also eine Datenquelle, zwei oder mehr Produkte: Das wäre nicht nur ganz im Sinne des Head of Help.

Da freue ich mich drauf – auf den Tag, an dem keiner mehr weiß, dass es das Multimodal Publishing in der Vergangenheit gar nicht gab.

Alexandra Tödt

In ILIAS ist es nur ein Fragezeichen und für viele nicht auf den ersten Blick erkennbar, aber hinter dem unscheinbaren Fragezeichen warten Antworten zum Einsatz von ILIAS auf Sie. Mit unserer kleinen Artikelserie haben wir den Versuch unternommen, der ILIAS Online-Hilfe und all ihren Mitstreiter*innen die gebührende Aufmerksamkeit zukommen zu lassen.

Wir würden uns freuen, wenn Sie ein wenig Lust bekommen haben, die Möglichkeiten und Grenzen der Online-Hilfe kennenzulernen. Selbstverständlich würden wir uns genauso freuen, wenn Sie uns Verbesserungsideen oder Unstimmigkeiten zusenden: ilias@fh-dortmund.de.

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