Auch wir vom ILIAS-Kompetenzzentrum nutzen, wie andere Einrichtungen der FH Dortmund, das Ticketsystem der Fachhochschule, um allen FH-Angehörigen eine zentrale Anlaufstelle für Support-Anfragen anzubieten. Gleichzeitig ermöglicht uns ein solches System, Support-Anfragen gemeinsam als Team zu bearbeiten und häufig auftretende Probleme zu identifizieren.

Neben sehr individuellen Anliegen gibt es auch solche, die häufig auftreten. Bevor wir in diesem Beitrag auf diese besonders häufigen Support-Fälle eingehen, möchten wir Ihnen aber vorab die Informationen auflisten, die wir benötigen, um Ihre Support-Anfragen in den meisten Fällen ohne Rückfragen beantworten zu können.

Benötigte Informationen

• Permanent-Link zum betroffenen ILIAS-Objekt (finden Sie unten im Footer der jeweiligen ILIAS-Seite, z.B. https://www.ilias.fh-dortmund.de/ilias/goto_ilias-fhdo_cat_42029.html)

• Fehlermeldung, falls vorhanden (z.B. 9980c_1243)

• Konkrete Beschreibung (Was möchten Sie tun? Was hat nicht wie erwartet funktioniert? Welche Schritte haben Sie durchgeführt?)

• Genauer Titel des Kurses oder der Veranstaltung (bei Fragen in Verbindung mit dem Studienportal HISinOne)

Es ist zudem immer sehr hilfreich, wenn Sie uns von Ihrer FH-Mail-Adresse kontaktieren, da wir dann automatisch alle relevanten Informationen zu Ihrem Konto angezeigt bekommen. Tun Sie dies nicht, benötigen wir zusätzlich die Angabe Ihrer FHKennung oder Ihre FH-Mail-Adresse.

Nun wissen Sie, welche Informationen wir von Ihnen benötigen, wenn Sie eine Support-Anfrage an uns richten. Im Folgenden gehen wir nun auf die häufigsten Anfragen ein, die in unserem Ticketsystem landen. Vielleicht erkennen Sie auch eine Ihrer Anfragen wieder.

ILIAS ermöglicht es, Mails an andere Nutzende zu versenden. So schicken z.B. Lehrende regelmäßig Rundmails an alle Mitglieder eines Kurses. Aus technischer Sicht wird die Mail dabei von der Mail-Adresse ilias@fh-dortmund.de versendet, aber die Absender-Adresse als sogenannte Reply-To-Adresse hinterlegt. Das hat den Effekt, dass eine Antwort auf eine Mail, die aus ILIAS versendet wurde, an die Person versendet wird, die die ursprüngliche Mail geschickt hat.

Leider geht nicht jede Mail-Software korrekt mit diesen Informationen um: Es kann vorkommen, dass ein automatischer Kontaktbucheintrag vorgenommen wird, der den Absender-Namen enthält, aber fälschlicherweise die Mail-Adresse ilias@fh-dortmund.de. Dies kommt besonders häufig auf Apple-Endgeräten vor. Wenn dies der Fall ist, kommt die Mail bei uns und nicht bei der beabsichtigten Empfänger*in an.

Bitte achten Sie daher darauf, dass die Mail-Adresse korrekt ist, wenn Sie eine Mail versenden. Keine Sorge – kommt die Mail bei uns an, werden wir Sie darüber benachrichtigen und Sie auf die Problematik hinweisen.

Nachdem wir die für den ILIAS-Support wichtigen Informationen benannt haben, werfen wir im Folgenden einen Blick auf die Probleme, die technisch nicht einfach gelöst werden können und deshalb immer wieder mal auftreten. Hierzu gehören z.B. Antworten, die auf in ILIAS versandte Mails aus einem E-Mail-Client versandt werden. Aber auch Probleme bei der Anmeldung in ILIAS oder bei der Zuordnung zu ILIAS-Kursen gehören dazu.

Zum Thema Mails gibt es ein weiteres Szenario: ILIAS versendet automatische Benachrichtigungen, z.B. über eine gebuchte Sprechstunde oder einen neuen Beitrag in einem Forum. Solche automatischen Systembenachrichtigungen dienen ausschließlich als Information über ein Ereignis und es ist nicht möglich, auf diese zu antworten.

Wenn Sie z.B. auf einen Foren- oder Blogbeitrag antworten möchten, können Sie dies direkt in ILIAS tun. Wenn Sie Kurs- oder Gruppenmitglieder kontaktieren möchten, nutzen Sie dafür den Reiter „Mitglieder“ in Ihrem Kurs oder in der Gruppe.

Die Anmeldung in ILIAS erfolgt in aller Regel über das zentrale FHKonto, d.h. entweder mit Ihrer FHKennung und dem dazugehörigen Passwort oder über die zentrale Anmeldung der FH Dortmund (SSO). Externe Personen können sich selbstständig in ILIAS registrieren, wenn dafür im Vorfeld ein sog. Registrierungscode durch eine*n Angehörige*n der FH Dortmund angefragt wurde.

Wichtig: Die Funktion “Passwort vergessen?” von ILIAS funktioniert ausschließlich für externe Personen. Für Angehörige der FH Dortmund steht die Selbstverwaltung für das Ändern oder Zurücksetzen des Passworts zur Verfügung.

Die überwiegende Mehrheit aller Fachbereiche der FH Dortmund verwendet die Lehrveranstaltungsübertragung vom Studienportal HISinOne zu ILIAS. Die ILIAS-Kurse und die Zugriffsrechte auf diese werden dabei vollautomatisch auf Basis der Informationen aus dem Studienportal zu ILIAS übertragen. Sollte Ihnen ein Kurs oder das Zugriffsrecht auf einen Kurs in ILIAS fehlen, gilt daher immer zuerst, die Angaben in HISinOne zu prüfen. Die Voraussetzungen für eine Übertragung sind die folgenden:

• Veranstaltungen müssen als externes System ILIAS hinterlegt haben.

• Lehrende müssen korrekt in der Veranstaltung eingetragen sein.

• Studierende müssen in HISinOne zur Veranstaltung zugelassen sein, damit sie im ILIAS-Kurs zu Mitgliedern werden.

Die Kurse des jeweiligen Semesters stehen in der Regel zum 01.03. bzw. zum 01.09. zur Verfügung, sollten die o.g. Voraussetzungen erfüllt sein. Sie sind in jedem Fachbereich unter der Kategorie “aktuelles Lehrangebot” zu finden.

Sollten Sie sich für eine Prüfung mit ILIAS entscheiden, unterstützen wir Sie gerne. Kontaktieren Sie uns deshalb bitte unter exam@fh-dortmund.de und geben die folgenden Informationen an:

• Titel der Prüfung

• Prüfer*innen (und Personen, die Zugriff benötigen)

• Anzahl der Teilnehmer*innen

• Zeitpunkt der Prüfung (Datum, Uhrzeit und Dauer, falls bereits festgelegt)

Wir werden Ihnen schnellstmöglich antworten und einen Kurs auf der Prüfungsplattform bereitstellen. Sollten Sie in der Vergangenheit bereits eine Prüfung durchgeführt haben und eine Kopie eines alten Kurses wünschen, geben Sie dies bitte ebenfalls an.

Haben Sie sich bei der ein oder anderen Support-Anfrage wiedergefunden? Das ist überhaupt nicht schlimm, denn genau das ist der Sinn dieses Beitrags. Wir hoffen, dass Ihnen der Beitrag gezeigt hat, dass viele Personen ähnliche Fragestellungen zum Thema ILIAS haben und diese meist schnell geklärt werden können. Für alle anderen Fälle können Sie uns gerne kontaktieren.

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