Neben einigen anderen IT-Systemen der Fachhochschule Dortmund stellen das Studienportal (HISinOne) und ILIAS zwei zentrale IT-Systeme dar, die die Lehre alltäglich begleiten. Es ist naheliegend, dass die organisatorischen Informationen aus dem Studienportal verwendet werden, um als Basis für die ILIAS-Kurse zu dienen. In diesem Blogbeitrag erklären wir die Verknüpfung zwischen HISinOne und ILIAS sowie den Prozess der Lehrveranstaltungsübertragung vom Studienportal zu ILIAS.

Für viele Hochschulen ist neben ILIAS als Learning Management System HISinOne als Campus Management System die umfassende Lösung, wenn es darum geht, das Studienangebot für Lehrende und Studierende zu organisieren. Es bietet sich daher an, diese beiden Systeme zu koppeln, um die Bereitstellung von Lehr- und Lerninhalten in ILIAS-Kursen zu vereinfachen. Basierend auf den in HISinOne angelegten Veranstaltungen werden ILIAS-Kurse automatisch semesterweise erstellt. Die Übertragung der Veranstaltungen wird von jedem Fachbereich separat organisiert und ab dem Moment der Übertragung zu ILIAS von unserem Team begleitet.

Einen allmächtigen Admin-Button für die Übertragung der Kurse, der alle Aufgaben automatisch erledigt, gibt es bei uns im Team (leider) nicht. Vielmehr müssen gewisse Voraussetzungen erfüllt werden, weshalb eine gute Vorbereitung wichtig ist. Zudem werden die Daten aus HISinOne auf Plausibilität geprüft, damit bei der Übertragung nichts schiefgehen kann.

Voraussetzungen für die Übertragung

In HISinOne sollte die zu übertragende Veranstaltung bereits angelegt sein, zusätzlich müssen die Planer*innen der Fachbereiche das externe System ILIAS in HISinOne hinterlegen. Die Planer*innen geben die Veranstaltung dann zu einem selbstgewählten Zeitpunkt frei, sodass sich Studierende anmelden und die Veranstaltung belegen können. Lehrende müssen der Veranstaltung korrekt zugeordnet und Studierende müssen in HISinOne zur Veranstaltung zugelassen sein, damit sie im ILIAS-Kurs zu Mitgliedern werden.

Die Initialsynchronisierung aller Fachbereiche, also die erste Übertragung zu Beginn eines jeden Semesters, dauert ohne auftretende Probleme circa einen Tag und muss von unserem IT-Team durchgehend begleitet werden. Sie findet immer zum 01.03. bzw. 01.09. eines jeden Jahres statt.

Nachdem die Synchronisierung abgeschlossen ist, finden Sie Ihren Kurs automatisch auf Ihrem Dashboard in ILIAS. Der Kurstitel entspricht den Angaben aus dem Studienportal. Wenn Sie sich in der ILIAS-Kategorie Ihres Fachbereichs befinden, liegen die Kurse aus dem Studienportal unter der Kategorie “aktuelles Lehrangebot”. Dort sind die Kurse, wie im Studienportal, nach Studiengängen geordnet.

Im Kurs finden Sie nun alle Studierenden, die sich in HISinOne angemeldet haben und die Voraussetzungen für die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung erfüllen. Außerdem werden die Parallelgruppen aus dem Studienportal zu Gruppen in Ihrem Kurs, um die Teilnehmenden jeweils einzeln kontaktieren und Inhalte separat bereitstellen zu können.

Der Titel des Kurses stammt aus HISinOne und sollte bei Bedarf auch dort geändert werden. Inhaltlich ist der Kurs in ILIAS noch leer und kann von Ihnen gestaltet und gefüllt werden.

Wollen Sie die Inhalte aus dem vorherigen Semester übernehmen? Wie das funktioniert, zeigen wir Ihnen in unserem Blogbeitrag:

Als zentraler Ort für die Anmeldung sorgt HISinOne dafür, dass es keine zusätzliche Belegung des Kurses über ILIAS geben muss. Somit landen die Studierenden automatisch und ohne Aufwand in dem aktuellen Kurs. Für Sie entfällt also die Aufgabe, das Passwort zum ILIAS-Kurs weiterzugeben oder die Studierenden manuell anzunehmen.

In jedem Semester wird ein neuer Kurs erzeugt. Dies sorgt dafür, dass Studierende aus den vorherigen Semestern keinen Zugriff auf die aktuellen Unterlagen haben – einem solchen Verstoß gegen das Urheberrecht ist vorgebeugt. Zusätzlich kann der neue Kurs als Erinnerung fungieren, Informationen und Fristen zu aktualisieren. Eine klare Trennung der Inhalte nach Semestern sorgt nicht nur auf ILIAS für Ordnung, sondern hilft auch den Studierenden, den richtigen Kurs zu finden.

Die Kategorie “aktuelles Lehrangebot” in Ihrem Fachbereich entspricht immer der aktuellen Organisationsstruktur im Studienportal und lässt somit keinen Platz für Verwirrung unter den Studierenden. Aber auch für die Bearbeitung von Support-Anfragen ist dieses einheitliche Vorgehen über alle Fachbereiche sehr hilfreich.

Seitens ILIAS werden vor der Synchronisierung die alten Kurse des letzten Semesters in die Kategorie “Lehrveranstaltungen vergangener Semester” verschoben und im Titel das entsprechende Semester ergänzt. Dort sind die Kurse weiterhin für Sie verfügbar. Diese Vorgehensweise schafft Raum für das neue Semester. Möchten Sie den Studierenden die Zugriffsrechte entziehen, stellen Sie den Kurs in den Kurs-Einstellungen offline.

In diesem Beitrag haben wir die wichtigsten Anforderungen und Herausforderungen der Kursübertragung von HISinOne zu ILIAS beschrieben. Da HISinOne und ILIAS unabhängig voneinander ständig weiterentwickelt werden, stehen die Administrator*innen immer wieder vor neuen Herausforderungen, die Systeme optimal miteinander zu koppeln. Das Team Campusmanagement der Hochschul-IT und das ILIAS Kompetenzzentrum der Zukunftswerkstatt arbeiten dabei Hand in Hand, um die erfolgreiche Übertragung der Lehrveranstaltungsinformationen sicherzustellen.

Beide Teams bemühen sich zudem, die IT-Systeme im Austausch mit anderen Hochschulen, die ebenfalls HISinOne oder ILIAS nutzen, weiterzuentwickeln. Auch wenn größere Änderungen in diesen IT-Systemen selten sind, fließen die Wünsche und Bedürfnisse der Hochschulmitarbeiter*innen in den Weiterentwicklungsprozess mit ein.

Sollten auch bei Ihnen noch Fragen offen sein, Sie ein (technisches) Problem haben oder eine Idee zur Weiterentwicklung haben, kontaktieren Sie uns gerne per Mail.

Des Weiteren bieten wir zu Beginn eines jeden Semesters eine gemeinsame Schulung zum Thema Lehrveranstaltungsmanagement mit HISinOne und ILIAS an. Aktuelle Termine finden Sie im Kurs “ILIAS – Sprechstunden und Schulungen” – wir bitten um vorherige Anmeldung.

Headerbild von: ILIAS Kompetenzzentrum, image by Freepik
Sonstige Grafiken: Marcel Lopin